Optimisation des processus administratifs « GVA »
(Gestion à Valeur Ajoutée - Lean Management/Office)
La problématique
- Communication difficile entre les départements ou les intervenants;
- Longs délais entre les activités de traitement;
- Postes de travail isolés et submergés de documents en attente;
- Formulaires nombreux et multiplication des copies;
- Nombreuses corrections provoquant des retours en arrière;
- Processus d'approbation longs et multiples;
- Postes de travail goulots ne pouvant suivre le rythme;
- Longs délais de livraison des produits ou services;
- Niveau de service instable et insatisfaisant.
Notre approche
Une équipe d'employés passe en revue les
différents processus administratifs d'un secteur
donné. Les gaspillages qui génèrent notamment
des retards, des retours en arrière et une
mauvaise communication entre les intervenants
devront être éliminés afin d'améliorer le niveau
de performance des processus et de réduire le
temps de traitement des dossiers.
L'équipe repense ensuite les façons de faire,
les outils de travail et l'aménagement des lieux
afin de mettre en application les nouveaux
processus, qui seront basés sur les principes de
la gestion à valeur ajoutée (GVA).
Elle définit les nouvelles tâches et responsabilités, puis elle développe des indicateurs pour permettre le suivi et l'amélioration continue de la performance du nouveau processus.
Résultats escomptés
- Simplification des processus;
- Meilleure identification et gestion des goulots;
- Optimisation de la productivité et du niveau de service;
- Responsabilisation et implication des employés dans la recherche;
- Élimination constante des gaspillages;
- Diminution des délais de traitement;
- Augmentation de la capacité des ressources;
- Réduction des coûts.
Pour l'entreprise prête à miser sur les compétences de ses employés afin d'améliorer la performance et la flexibilité de ses processus d'affaires.